Home » O MVGM » Polityka zgodności » Polityka informowania o nieprawidłowościach

Wstęp

Niniejsza polityka reguluje działalność wszystkich spółek należących do grupy MVGM, zwanych dalej łącznie MVGM. Dla grupy MVGM ważne jest, aby spółka i jej pracownicy przestrzegali najwyższych standardów i praktyk etycznych. Kultura spółka nakazuje, aby wszelkie niezgodne z prawem i nieetyczne zachowania były zgłaszane, by mogły zostać właściwie rozpatrzone. W celu usprawnienia procedury prawidłowego zgłaszania takich wykroczeń opracowano niniejszą politykę informowania o nieprawidłowościach, dzięki której osoby zgłaszające nieprawidłowości nie muszą się obawiać, że będzie to miało negatywny wpływ na ich zatrudnienie czy perspektywy kariery zawodowej. Niniejsza polityka informowania o nieprawidłowościach ma zastosowanie do wszystkich spółek MVGM, uczestników i/lub spółek zależnych.

Kodeks postępowania

Zgodnie z umowami o uczciwości opisanymi w Kodeksie postępowania VGM-NL (Vastgoed Management – Nederland), do których stosuje się grupa MVGM, spoczywa na nas odpowiedzialność wobec naszych interesariuszy. Kodeks postępowania stanowi wytyczne etyki zawodowej i sposobu prowadzenia działalności. Kodeks ma zastosowanie do wszystkich w naszej organizacji oraz do naszej działalności w ujęciu całościowym, jak również do postępowania naszych poszczególnych pracowników. Podczas wszystkich działań podejmowanych w ramach naszej działalności dokładamy wszelkich starań, aby postępować w sposób otwarty, przyzwoity i uczciwy.

Wykroczenia

Nie zmienia to jednak faktu, że istnieje możliwość popełnienia wykroczeń. (Domniemane) wykroczenie oznacza: (podejrzenie) naruszenia przepisów (takich jak nadużycia finansowe, defraudacja, korupcja), zasad postępowania MVGM określonych w Kodeksie postępowania lub doprowadzenie do sytuacji kompromitujących dla personelu lub osób trzecich. (Domniemane) naruszenie jest szkodliwe dla co najmniej jednego pracownika, spółki lub osób trzecich lub dla interesu publicznego. Szkodliwe naruszenie musi przekraczać osobisty interes osoby zgłaszającej nieprawidłowość.

Naszym zdaniem pracownicy, którzy podejrzewają popełnienie wykroczenia powinny mieć możliwość zgłoszenia tego w prosty i bezpieczny sposób. W związku z tym MVGM wprowadza niniejszą politykę informowania o nieprawidłowościach, aby umożliwić szybkie i dokładne zbadanie obaw z przekazaniem informacji zwrotnych osobie, która je wywołała. Ponadto MVGM musi zaoferować tym pracownikom niezbędną ochronę, aby mogli oni nadal czuć się bezpiecznie.

Niniejsza polityka informowania o nieprawidłowościach umożliwia pracownikom zgłaszanie (domniemanych) wykroczeń tak szybko, jak jest to możliwe. Ponadto nie oczekujemy, że pracownicy udowodnią, że to, co twierdzą, jest prawdą. Muszą jednak być w stanie wykazać, że istnieją fakty i/lub okoliczności uzasadniające zasadne podejrzenie popełnienia wykroczenia. MVGM umieszcza politykę informowania o nieprawidłowościach na stronie intranetowej spółki (Blue way) oraz w witrynie internetowej.

Zakres

Wszyscy pracownicy MVGM mogą korzystać z polityki informowania o nieprawidłowościach. Dotyczy to również pracowników zatrudnionych na czas określony.  Stażyści, pracownicy MVGM wykonujący pracę tymczasową oraz osoby występujące w imieniu grupy MVGM mogą zgłaszać wykroczenia, ale nie mogą korzystać z tego systemu. Dzieje się tak z uwagi na to, że przedmiotem polityki informowania o nieprawidłowościach jest ochrona osoby zgłaszającej nieprawidłowości. Jeżeli osoba zgłaszająca nieprawidłowości nie jest pracownikiem MVGM, MVGM nie może zaoferować jej ochrony.

Kultura korporacyjna

Polityka informowania o nieprawidłowościach nie tylko pomaga odpowiednio reagować na wykroczenia, ale również pomaga im zapobiec. Stanowi integralną część kultury korporacyjnej MVGM, dzięki której pracownicy postępują w uczciwy sposób, wyrażają swoją krytykę i reagują na niewłaściwe postępowanie. Wszystkie te trzy rodzaje zachowań są wspierane i doceniane.

Procedura

Etap 1 – Zgłaszanie obaw

W pierwszej kolejności pracownicy powinni zgłaszać wszelkie obawy swojemu bezpośredniemu przełożonemu, ustnie lub pisemnie, wskazując w swojej skardze, że dotyczy informowania o nieprawidłowościach. Bezpośredni przełożony może być w stanie uzgodnić sposób pozwalający na szybkie i skuteczne rozwiązanie problemu. Osoba ta powinna również poinformować, jeżeli ma bezpośredni interes osobisty w tej sprawie.

Ewentualnie, jeżeli istnieją powody, aby sądzić, że bezpośredni przełożony może być zaangażowany w jakikolwiek sposób w wykroczenie lub jeżeli bezpośredni przełożony nie podejmie wystarczających działań zaradczych, osoba może zgłosić swoje obawy do działu ds. zgodności, który pełni funkcję punktu kontaktowego dla osób zgłaszających nieprawidłowości.

Osoba zgłaszająca nieprawidłowości może poinformować o danym wykroczeniu w formie pisemnej i/lub ustnej, ale preferowaną metodą jest przedłożenie raportu pisemnego. Pozwala to wyeliminować wszelkie dyskusje na temat tego, co faktycznie zostało przekazane przez osobę zgłaszającą nieprawidłowości przełożonemu lub osobie kontaktowej, a dodatkowe informacje można uzyskać w późniejszym terminie. Dodatkowe informacje są zawsze rejestrowane na piśmie przez odbiorcę.

W celu zachowania możliwie jak najniższej wartości progowej, zgłoszenie ustne jest zawsze możliwe. W przypadku raportu ustnego przełożony lub osoba kontaktowa osoby zgłaszającej nieprawidłowości zapyta osobę zgłaszającą nieprawidłowości, czy nie sprzeciwia się umieszczeniu jej imienia i nazwiska w raporcie.

Ustne raporty mogą być składane telefonicznie, ale także w rozmowie osobistej w spółce lub poza nią. Bezpośredni przełożony lub osoba kontaktowa osoby zgłaszającej nieprawidłowości może sporządzić protokół z rozmowy. Zostaną w nim opisane zgłoszone wykroczenia oraz wszelkie inne istotne okoliczności w możliwie najbardziej dokładny sposób.

Jeżeli bezpośredni przełożony jest zaangażowany w wykroczenie, osoba zgłaszająca nieprawidłowości zgłasza nadużycie bezpośrednio w dziale ds. zgodności.

Etap 2 – Dochodzenie

Osoba kontaktowa osoby zgłaszającej nieprawidłowości zawsze zgłosi podejrzewane wykroczenie dyrektorowi zarządzającemu pracownika, w stosunku do którego istnieje podejrzenie popełnienia wykroczenia. Osoba kontaktowa osoby zgłaszającej nieprawidłowości podejmie niezbędne kroki w celu zbadania sytuacji.

Po potwierdzeniu raportu wydane zostanie pokwitowanie, a osoba kontaktowa osoby zgłaszającej nieprawidłowości przekaże osobie zgłaszającej nieprawidłowości potwierdzenie raportu. W potwierdzeniu tym wskazane zostanie:

  • Czego dokładnie dotyczy raport pracownika;
  • Że przekazanie raportu przez osobę zgłaszającą nieprawidłowości nie pociąga za sobą podjęcia środków karnych czy niesprawiedliwego traktowania;
  • Że MVGM będzie w możliwie największym stopniu chronić osobę zgłaszającą nieprawidłowości;
  • W jakim zakresie raport będzie traktowany jako poufny. Jeżeli całkowita poufność nie jest możliwa z jakiegokolwiek powodu, kolejne czynności zostaną dokładnie omówione z osobą zgłaszającą nieprawidłowości przed ich podjęciem;
  • Że pracownik otrzymuje informacje na temat postępu i możliwych wyników dochodzenia po upływie maksymalnie ośmiu tygodni oraz wskazanie, jakie kroki zostały podjęte.

Jeżeli dla dobra dochodzenia nie można przekazywać oświadczeń dotyczących podjętych działań oraz statusu dochodzenia, żadne takie informacje nie zostaną przekazane. Osoba zgłaszająca nieprawidłowości zostanie oczywiście poinformowana.

Nie istnieją żadne dodatkowe wymagania dotyczące badań prowadzonych przez osobę kontaktową osoby zgłaszającej nieprawidłowości. Zastosowanie mają następujące zasady:

  • Informacje otrzymane przez osobę kontaktową osoby zgłaszającej nieprawidłowości są poufne. Osoba kontaktowa osoby zgłaszającej nieprawidłowości może wykorzystywać informacje wyłącznie do celów dochodzenia i doradzania osobie zgłaszającej nieprawidłowości;
  • Osoba kontaktowa osoby zgłaszającej nieprawidłowości jest upoważniona do żądania przedstawienia informacje w formie pisemnej lub ustnej przez wszystkie oddziały grupy na potrzeby dochodzenia, z zastrzeżeniem przepisów dotyczących prywatności pracowników. Działy grupy zobowiązane są do przekazania wszelkich dostępnych i istotnych informacji;
  • Osoba kontaktowa osoby zgłaszającej nieprawidłowości nie będzie ujawniać imienia i nazwiska osoby zgłaszającej nieprawidłowości;
  • Osoba kontaktowa osoby zgłaszającej nieprawidłowości zawsze będzie stosował zasadę uczciwego przesłuchania, chyba że jest to sprzeczne z interesami dochodzenia;
  • Osoba kontaktowa osoby zgłaszającej nieprawidłowości zawsze będzie przedstawiać ustalenia w formie pisemnej;
  • Wszystkie rejestry i akta są przechowywane w bezpiecznym środowisku;
  • Osoba kontaktowa osoby zgłaszającej nieprawidłowości nie może samodzielnie stosować sankcji;
  • W przypadku naruszenia prawa osoba kontaktowa osoby zgłaszającej nieprawidłowości będzie zawsze doradzać kierownictwu zgłoszenie sprawy na policję.

Etap 3 – Wynik

Osoba kontaktowa osoby zgłaszającej nieprawidłowości przedłoży raport dyrektorowi zarządzającemu oraz dyrektorowi odpowiedniego działu oraz poinformuje o podjętych działaniach i planowanych działaniach następczych.

Właściwy dyrektor w porozumieniu lub po ustaleniach z dyrektorem zarządzającym podejmie decyzję w sprawie dalszych działań, jak również o sposobie postępowania w przypadku potencjalnego nagłośnienia danej sprawy. W ciągu ośmiu tygodni od zgłoszenia wykroczeń osoba zgłaszająca nieprawidłowości otrzyma informację zwrotną dotyczącą postępów w dochodzeniu oraz, w stosownych przypadkach, podjętych działań.

Wykroczenie będące poza zakresem polityki informowania o nieprawidłowościach

  • Skargi osobiste (na przykład skargi dotyczące miejsca pracy, relacji ze współpracownikami lub zarządem). Problemy te mogą być omawiane z bezpośrednim przełożonym lub jeżeli skarga dotyczy bezpośredniego przełożonego, jego przełożonego lub działu kadr, rozwiązanie zostanie uzgodnione w porozumieniu;
  • Wykroczenia popełnione przez lokatorów (na przykład uprawa marihuany, przemoc domowa). Nadużycia te można najlepiej omówić z bezpośrednim nadzorem, po czym najbardziej odpowiedni sposób rozwiązania zidentyfikowanego problemu można ustalić w porozumieniu.

Brak działań odwetowych wobec osoby zgłaszającej nieprawidłowości

Rada wykonawcza MVGM gwarantuje, że żadna osoba zgłaszająca nieprawidłowości, która postępuje zgodnie z polityką informowania o nieprawidłowościach, nie będzie narażona na działania odwetowe. MVGM będzie podejmować odpowiednie działania w celu ochrony osoby zgłaszającej nieprawidłowości. Dotyczy to również sytuacji, gdy po zakończeniu dochodzenia okaże się, że raport został sporządzone w dobrej wierze, ale zarzutu/zarzutów nie można wystarczająco udowodnić. MVGM nie będzie ujawniać imienia i nazwiska osoby zgłaszającej nieprawidłowości.